A Prefeitura de Florianópolis realizará, no próximo dia 1° de janeiro de 2024, a implantação da sua nova estrutura para disponibilização de serviços ao cidadão. Muito mais segura, transparente e ágil, a nova solução contratada proporcionará de forma integrada um processo de modernização da digitalização dos serviços do município, aumentando a qualidade e eficiência dos serviços ofertados e acesso a recursos de maneira igualitária, além de benefícios econômicos através de automações e difusão da cultura sustentável.
O novo sistema permitirá gerenciar a reinvenção dos processos existentes e a criação de novos para apoiar os esforços de otimização e transformação digital, o que não era possível no atual software, implantado a 15 anos atrás. O novo modelo atende a todas as normas impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), login único Gov.br, automação e integração de processos internos e externos, gestão de arquivos e documentos em um único sistema em conformidade com o e-ARQ Brasil, rastreamento e histórico das informações, além de transformar informação em conhecimento estratégico uma vez que possibilita a identificação de gargalos na tramitação de processos através de gráficos intuitivos.
A mudança no Sistema de Gestão de Serviços foi licitada em 2023 e seu resultado publicado no Diário Oficial Eletrônico do Município nº 3416 de 6 de abril de 2023.
Transição: No período de 23 à 31 de dezembro de 2023, haverá a indisponibilidade parcial e temporária de funcionalidades. No período, não será possível, por exemplo, criar novo processo eletrônico ou ainda incluir novos documentos em processos em andamento, somente será permitida a consulta a processos existentes.
PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE A MUDANÇA NO SISTEMA DE GESTÃO DE SERVIÇOS MUNICIPAIS DE FLORIANÓPOLIS
Por que mudar o Sistema de Gestão de Serviços do Município?
O Sistema de Gestão de Serviços atual foi implantado a mais de uma década e precisa ser atualizado para garantir agilidade, transparência e segurança na realização de serviços e procedimentos. Com a troca do software, que atende a todas as normas impostas pela LGPD, a administração municipal terá padronização, integração e automatização de todo o rito processual administrativo, gestão arquivística e documental, acesso a processos e seus documentos na palma da mão, diminuição do risco de danos e extravio de documentos (comparado a processos físicos), além da economia de recursos.
Quando ocorre a mudança no sistema?
Para realizar a migração de dados do sistema atual para o novo e cumprir todas as atividade necessárias para sua implantação, será necessário suspender temporariamente a criação de novos processos eletrônicos – realizados, atualmente, no portal da prefeitura – ficando indisponível entre às 00h do dia 23 de dezembro de 2023 (sábado) e 23h59min do dia 31 de dezembro de 2023 (domingo).
Uso o sistema para acessar os serviços da Prefeitura. Esse procedimento vai mudar?
Não haverá descontinuidade dos serviços ofertados pela prefeitura, pelo contrário, o Poder Executivo Municipal, através da Controladoria-Geral do Município e demais secretarias, realizou uma grande revisão em todos os seus procedimentos e estabeleceu o Decreto nº 25.439 de 08 de agosto 2023 – Diário Oficial Eletrônico do Município nº 3504, que dispõe sobre a Carta de Serviços, a Avaliação de Satisfação dos Usuários, a Simplificação e Melhoria de Procedimentos e o Conselho de Usuários de Serviços Públicos no âmbito da Administração Direta e Indireta do poder Executivo Municipal.
Com o processo de modernização da digitalização dos serviços do município, o Pró-Cidadão continuará realizando atendimento presencial?
O Pró-Cidadão continuará promovendo, de modo integrado, o atendimento ao munícipe, visando proporcionar satisfação e tornar-se ponto de convergência representativa da Prefeitura Municipal de Florianópolis. Porém, com a implantação e ampliação dos processos digitais, a expectativa é que diversos procedimentos sejam desburocratizados. Dessa forma, haverá possibilidade de o cidadão solicitar e acompanhar serviços de forma eletrônica, além de também facilitar a rotina daqueles que prestam o serviço.
Com os serviços indisponíveis parcialmente, posso me dirigir ao Pró-Cidadão para atendimento?
Nada muda no atendimento do Pró-Cidadão. Contudo, no período de migração e implantação do novo sistema, o Pró-Cidadão estará sem atendimento para a maioria de seus serviços, conforme Decreto nº 25.602 de 05 de outubro de 2023 – Diário Oficial Eletrônico do Município nº 3541, que estabelece ponto facultativo nos órgãos da administração direta e indireta do poder executivo municipal.
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Com a mudança do sistema, como fica meu processo em Andamento? Perderei o acesso?
Os processos existentes e categorizados como \”em andamento\” serão migrados para o novo sistema na íntegra, possibilitando que a equipe da Prefeitura de Florianópolis e o requerente possam dar continuidade no processo normalmente.
No dia 1° de janeiro de 2024 o sistema estará 100% online?
Sim, o sistema estará disponível para cadastro de novos processos já no dia 1° de janeiro de 2024 através do portal da Prefeitura. Ratificamos que todo o projeto foi cuidadosamente executado de forma estruturada, respeitando todas as fases necessárias, inclusive com planejamento e diagnóstico. Todos os colaboradores do executivo municipal que utilizam o sistema de processos foram integrados à nova interface e às suas funcionalidades. Apesar de todos os cuidados tomados, reiteramos que todo o processo de implantação de novo sistema pode apresentar algumas intercorrências devido ao período de adaptação e alguns serviços ainda podem passar por fase de ajustes.
Para mitigar possíveis indisponibilidades, além do suporte técnico da contratada, foram capacitados servidores com perfil administrador para a gestão do conhecimento, a fim de evitar gargalos no tratamento.
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